Die digitale Verwaltung von Aufgaben kann zu einem persönlichen Dauerthema werden. Mich beschäftigt es schon seit Jahren.
Ewige Suche
Ein Stück weit fühle ich wie auf der Suche nach dem Heiligen Gral. Wobei es eigentlich auch passend ist. Der Heilige Gral der (digitalen) Aufgabenverwaltung, gerne auch zusammen mit einem zuverlässigen Kalender. Blättert man etwas zurück hier im Blog, stößt man immer wieder auf Versuch und Irrtum. Von Bento Box bis Wunderlist, ich hab schon eine ganze Menge ausprobiert. Nicht nur für die Erfassung und Verwaltung von Aufgaben, sondern auch im Bereich Wissensmanagement.
So richtig angekommen war ich bisher nicht. Problematisch war es insbesondere im Fall von Evernote, wo sich meiner Meinung nach mit den Jahren ein an sich gutes Tool in einen teuren, unbrauchbaren Dienst ohne weiteres Innovationspotenzial wandelte.
Ein weiterer Aspekt bei meiner Suche war und ist der des Datenschutzes und der Hoheit über die eigenen Daten. Hinzu kommt, dass ich nicht bereit bin, für so was Simples wie eine To-do-Liste ein monatliches Abo zu bezahlen. Phasenweise stellte sich bei mir der Wunsch ein, wieder auf den guten alten Tempus-Taschenkalender mit Aufgabenblätter zurückzugreifen.
Als ich nach dem Umzug hier in Emden begann, mich mit Nextcloud zu beschäftigen, dachte ich, eine gute Lösung gefunden zu haben. In einem Browser Tab Kalender, Aufgaben und synchronisierte Dateien zu haben, ist im Prinzip nicht schlecht. Lediglich die Anbindung an meine Wissensverwaltung fehlte (und natürlich der Umstand, dass man E-Mails nicht zu Aufgaben machen kann, aber das ist ein ganz anderes Thema).
Der Fall von Nextcloud
Ende November 2023 fingen dann die Probleme mit Nextcloud bei mir an. Bei der Synchronisierung der Dateien gab es immer wieder Fälle, wo es nicht geklappt hatte. Zudem führte die Synchronisierung zu einer erhöhten Last auf dem NAS. Ich ersetzte also das Dateien-Modul in Nextcloud mit Synology Drive.
Wenig später gab es ein Update von Nextcloud, welches eine Art Super-GAU bei mir auslöst. Im Kalender wurden keine externen Kalender mehr angezeigt. Bis heute ist dieses Problem nicht gelöst. Ich sehe weder den Abfallkalender von Emden noch die für mich wirklich wichtigen Kalender meiner Frau (sie arbeitet nicht mit Nextcloud). Bis zum Update funktionierte das tadellos.
Ich behalf mir dann damit, statt im Browser die Kalender-App von Mac OS X zu nutzen. Im Browser verwendete ich nur noch das Modul für die Aufgaben in Nextcloud. Mich machte das aber zunehmend unzufriedener. Ein paar Updates später von der Kalender-App in Nextcloud ist immer noch keine Besserung eingetreten.
Im Laufe der letzten Tage habe ich dann einen vorläufigen Schlussstrich unter das Kapitel Nextcloud gezogen. Nur noch die Kalenderdaten sind in Verwendung, bis ich eine Lösung dafür gefunden habe. Für die Aufgaben nutze ich jetzt Obsidian und das Plugin Tasks.
Obsidian für Aufgaben
Am Anfang ist es erstmal eine ziemliche Umstellung. Die Bedienung ist auch gewöhnungsbedürftig, man seinen eigenen Workflow finden. Mein Vault, mit dem ich hauptsächlich arbeitet, ist lediglich lokal. Daher sind die Aufgaben jetzt auch alle nur lokal. Würde man zum Beispiel einen Vault in der iCloud auf dem iPad oder iPhone erstellen, könnte man auf allen Apple-Geräten die Aufgaben verwalten. Ist aber in meinem Fall nicht nötig, da ich in den vergangene Jahr zu 99 Prozent lokal am Rechner mit den Aufgaben gearbeitet habe. Wenn mir unterwegs etwas eingefallen ist, habe ich mir einfach selber eine E-Mail geschrieben. Geht schnell und ist zuverlässig.
Zurück aber zu Obsidian. In den letzten zwei Tagen habe ich Stück für Stück die Aufgaben aus Nextcloud übertragen und mir eine eigene Struktur angelegt. Es gibt bei mir einen Ordner für Aufgaben. Darin sind alle Aufgaben drin, zu denen es noch zusätzliche Informationen gibt. Wie eine URL, eine Erklärung, zusätzliche Dokumente oder ähnliches. Alle anderen Aufgaben werden mit der Obsidian-Erweiterung „Tägliche Notizen“ erfasst. Durch eine eigene Vorlage kann ich so jeden Tag eine neue Notiz erstellen, bei der unerledigte, fällige oder überfällige Aufgaben oben angezeigt werden. Es gibt Platz für neue Aufgaben und für meine täglichen Notizen.
Auf einem „Dashboard“ lasse ich mir alle Projekte und Aufgaben anzeigen, die ich mit Tag einem bestimmten Bereich zugewiesen habe. Sogar Lesezeichen sind in Obsidian und nicht im Browser gespeichert.
Für mich fühlt sich diese Vorgehensweise konstistent an. Ich arbeite hauptsächlich in und mit Obsidian (auch meine Blogartikel schreibe ich damit) — selbst die Umzugsplanung wird mit einem Kanban Board in Obsidian verwaltet.
Ausblick
Den einen Weg für die eigene Aufgabenverwaltung gibt es nicht. Auch bei Obsidian muss man eigene Erfahrungen machen, um das Beste für sich zu finden. Als sehr angenehm finde ich, wie viel Kontrolle ich über die aktuelle Lösung habe. Sämtliche Notizen sind nichts anderes als Markdown-Dateien, die sich auch außerhalb von Obsidian mit jedem Texteditor öffnen lassen.
Obsidian selber lässt sich mit Plugins erweitern und mit Themes und CSS-Schnipsel und die eigenen Bedürfnisse anpassen. Ist das der Heilige Gral? Keine Ahnung, aber es ist auf jeden Fall nah dran.