E-Mails entschleunigen

Die modernen Formen der Kommunikation haben auch ihre Schattenseiten. Alles wird immer schneller, fördert dabei unsere Ungeduld. Wir sind jederzeit erreichbar. Telefon, SMS, Twitter, E-Mails, facebook-Chat – überall wird daher eine sofortige Antwort erwartet, ohne das noch das Transfermedium unterschieden wird.

Dabei wäre gerade die Unterscheidung wichtig. Von den aufgeführten Arte gibt es eigentlich nur eine, die unabdingbar in Echtzeit verlaufen muss. Zeitversetzte Telefongespräche lassen sich nur schwer vorstellen. Bei allen anderen Formen gibt es einen gewissen Luxus des „sich Zeit lassen“, den es gilt für sich selber wieder zurück zu erobern.

Gerade bei E-Mails fällt es mir in letzter Zeit häufiger auf. Meine eigene Neigung, darauf sofort zu reagieren, unabhängig davon ob es eine berufliche oder private E-Mail ist, führt zu einem Zustand der Anspannung. Der Stresspegel nimmt zu, man fühlt sich getrieben, gehetzt.

Im Büro lässt sich das mit einer einfachen Vorgehensweisen lösen. Das oberste Prinzip ist, die ständige Erreichbarkeit zu durchbrechen. Bei der normalen Post ist es so, dass einmal am Tag ein Briefträger vorbei kommt. Hier stellt sich dann die Frage, warum man eingehende E-Mails ständig im Auge haben muss. Es reicht, für sich selbst einen Plan aufzustellen, und Zeiten festzulegen, an denen man sich mit neuen eingehende E-Mails auseinander setzt.

Vielfach ist es so, dass berufliche E-Mails Aufgabenstellung enthalten und unterschiedlich wichtig sind. Am liebsten arbeite ich Dinge nacheinander ab, berücksichtige dabei Prioritäten und lege weniger Wichtiges auf Wiedervorlage. Geeignetes Werkzeug hierfür ist Evernote, da ich dorthin Mails weiterleiten kann. Sie werden dann mit Tags versehen, in Notizbücher einsortiert und abgearbeitet. Das ließe sich selbstverständlich auch direkt im E-Mail Programm lösen, der Evernote Ansatz hat aber für mich zwei Vorteile. Ich kann mir zu den E-Mails weitere Notizen machen, sie bei Bedarf mit anderen Projektnotizen verbinden. Viel wichtiger noch ist, dass ich zum abarbeiten dieser E-Mails nicht mehr mein reguläres E-Mail Programm oder Postfach benötige. Ich komme erst gar nicht in Versuchung, wieder einen Blick auf eingehende E-Mails zu werfen. Im Ergebnis reduziert das den Stress und ermöglicht es, Dinge auch geregelt zu bekommen.

Privat sieht es eigentlich nicht viel anders aus. Alles, was nicht Werbung oder Rechnung ist, kommt einem „richtigen“ Brief schon ziemlich nah. Das bedeutet, man sollte sich nicht nur für die Beantwortung Zeit nehmen (ich brauche für die Beantwortung einer private E-Mail manchmal eine Stunde und mehr), sondern auch Zeit lassen. So eine E-Mail kann auch unbeantwortet ein paar Tage liegen lassen. Wenn der Absender befürchtet, man liege tot unterm Küchentisch, wird er zum Telefon greifen. Und da gibt es dann Anrufbeantworter.

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