Das beste System für zu erledigende Aufgaben ist das, mit dem man auch tatsächlich arbeitet.
Aufwendig To-Do Tools nutzen wenig, wenn man sich nicht nutzt. Oft sind die Tools zu kompliziert, erfordern eine völlige Änderung des eigenen Arbeitsablaufes (was manchmal allerdings auch gut sein kann) oder aber sie sind so an ein Gerät gebunden, dass sie nicht überall verfügbar sind. Sofern man gewillt ist, seine Aufgaben elektronisch zu erfassen und zu verwalten, gibt es ein Tool, welches jeder bereits kennt und nutzt: Email.
Sofern man ein IMAP-fähiges Email Konto hat, sind die Emails nahezu überall mit jedem Mail-Programm abrufbar. Dadurch, dass die Mails auf dem Server bleiben, besteht auch kein Problem hinsichtlich der Konsistenz. Alles ist automatisch synchron. Einziges Limit ist der zum Postfach gehörige Speicher – man und sollte daher alte Mails bei Gelegenheit löschen.
Mit einem Email-Postfach hat man bereits eine einfache To-Do-Anwendung. Jede Email im Eingangspostfach ist eine zu erledigen Aufgabe. Je nach dem, welches Programm man verwendet um auf die Emails zuzugreifen, stehen einem unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung, um Emails weiter zu behandeln. Bei Google-Mail über den Browser lassen sich so Emails mit Schlagwörtern versehen. Über die Schlagwörter lassen sich dann die Emails filtern. Verwendet man zum Beispiel als Schlagwörter Begriffe wie „heute“, „morgen“, „nächste Woche“ lassen sich Mails bzw. Aufgaben einem Zeitraum zuordnen.
Praktisch bei Emails ist es zudem, dass man sich selber welcher schreiben kann. Aus einer Aufgabe wird so eine Email an einen selbst. So landen Aufgaben im Eingangsfach und können zugeordnet bzw. abgearbeitet werden. Auf diese Weise hat man eine leicht zugängliche Methode zur Erfassung und Verwaltung seiner Aufgaben.
Verknüpfen lässt sich das auch mit Evernote, welches ich unter anderem auch als Tool zur Verwaltung meiner Aufgaben verwende. Um schnell eine Aufgabe zu erfassen, gibt es im Zusammenspiel mit Evernote mehrere Möglichkeiten. Eine davon besteht darin, sich selber eine Email an das eigene Evernote-Konto zu schreiben. In den Konto-Einstellungen von Evernote findet man eine Mailadresse, die zum Konto gehört (und die man nicht öffentlich machen sollte). Jede Email an diese Adresse landet in dem Notizbuch, welches als Standard definiert wurde.
Darüber hinaus kann man über die Betreffzeile der Email ein andere Notizbuch festlegen, in das die Email einsortiert werden soll. Dies geschieht durch das @-Zeichen:
Einkaufen gehen @Aufgaben
In diesem Fall wird die Notiz mit dem Namen „Einkaufen gehen“ im Notizbuch „Aufgaben“ erstellt. Der Inhalt der Notiz entspricht dem Inhalt der E-Mail. Anhänge der Email werden ebenfalls Bestandteil der Notiz. Über das #-Zeichen in der Betreffzeile lassen sich sogar Tags vergeben:
Einkaufen gehen @Aufgaben #heute
Wichtig ist, dass das Notizbuch vor den Tags benannt wird.
Diese Art der Notizerstellung wird besonders dann interessant, wenn man mehr als ein Evernote-Konto hat und nicht jedes Mail das Konto wechseln möchte, nur um kurz eine Notiz (oder Aufgabe) zu erfassen. Die eigene Evernote-Mailadresse legt man in sein digitales Adressbuch, so dass es reicht, im Empfängerfeld lediglich „Evernote“ eintippen.