Königreich der Tags

Jemanden oder etwas in eine Schublade packen. Kennen wir alle, ärgern uns immer wieder darüber und machen es trotzdem ständig. Dabei ist diese Art der Informationsverwaltung unpraktisch und unflexibel.

Ein gutes Beispiel dafür, wie man es nicht machen sollte, habe ich täglich mit meinem Blog vor Augen. Kategorien sind etwas ganz anderes als Tags. Kategorien haftet das gleiche Prinzip an, wie wir es bereits von unserem Betriebssystem her kennen. Wir speichern Dateien in Ordnern, die wir in Order packen um sie wiederum in einen anderen Ordner zu sortieren. Im Endergebnis führt das selten dazu, jemals etwas vernünftig wieder zu finden.

Wer anfängt mit Evernote zu arbeiten, steht vor dem gleichen Dilemma. Die Kategorien bzw. Ordner finden hier ihre Entsprechung in den Notizbüchern. Sobald man anfängt, nach altem Muster zu arbeiten stellt man jedoch fest, dass Evernote vermeintliche Grenzen hat. Es lassen sich keine Unterordner anlegen, in denen sich dann wieder Unterordner befinden. Lediglich ein Stapel mit mehreren Notizbüchern ist möglich. Eine weit verzweigenden Hierarchie verweigert sich Evernote. Nur wenn man sich selber von falschen Denkmustern befreit, erkennt man darin einen Vorteil.

Der Schlüssel zu mehr Ordnung ist die Nutzung von Schlüsselwörtern (engl. Tags). Je schneller man das Prinzip dahinter begreift, desto besser kann man auch später die Suchfunktionen von Evernote effektive nutzen. Informationen, die nicht mehr gefunden werden, sind letztendlich wertlos.

Der große Unterschied zwischen Tags und Notizbüchern (bzw. Kategorien oder Ordnern) ist der, dass ein eine Notiz genau einem Notizbuch zugeordnete werden kann. Sie kann aber beliebig viele Tags haben. Da sich Notizbücher ganz gut mit Kategorien bei WordPress vergleiche lassen, ein Beispiel zur Verdeutlichung.

Wenn ich einen Artikel schreibe, in dem es um die SPD und ihre Politik geht, bekommt der Artikel den Tag ‚SPD‘. Der Artikel landet in der Kategorie ‚Politik‘, in der auch Artikel über andere Parteien mit entsprechenden Tag oder weitere politisch orientierte Texte enthalten sind. Daneben kann es auch sein, dass in einem meiner Krimis die CDU eine Rolle spielt. Also würde der Eintrag nicht nur den Tag ‚Krimi‘ bekommen, sondern auch auch ‚CDU‘.

Sucht man jetzt nach dem Tag ‚CDU‘, bekommt man sowohl die Artikel aus der Kategorie ‚Politik‘ als auch die aus anderen Kategorien, die eben diesen Tag zugewiesen bekommen haben. Eine Kombination verschiedener Filter ist mit Bordmitteln nicht möglich. Anders sieht es in Evernote aus. Wenn ich das Beispiel übertrage, so wären die Artikel in unterschiedlichen Notizbüchern mit den jeweiligen Tags. Man kann jetzt in Evernote jetzt nach Notizen suchen lassen, die sich in einem bestimmten Notizbuch befinden. Nehmen wir an, ich möchte alles aus dem Notizbuch ‚Politik haben, was den Tag ‚CDU‘ hat:

notebook:Politik tag:CDU

Das lässt sich noch weiter denken. In Evernote sammle ich auch Informationen zu anderen Autoren, nicht nur solchen, die Krimis schreiben. Wenn ich zum Beispiel alle Webseiten (dafür vergebe ich den Tag ‚URL‘) von Autoren (Tag ‚Autor‘) haben möchte, die keine Krimis (und demnach keinen solchen Tag haben) schreiben, verwende ich folgende Suche:

tag:URL tag:Autor -tag:Krimi

Wenn man erkannt hat, wie mächtige die Suchfunktion durch die richtige Verwendung von Tags werden kann, lässt man schnell das Denken in Kategorien und Ordnern hinter sich.

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